Door de Corona crisis zijn we gedwongen om op afstand les te geven, met elkaar samen te werken en te overleggen. Dit veroorzaakt soms problemen maar biedt ook mogelijkheden. Zo zien we dat we niet altijd allemaal bij elkaar in een ruimte hoeven te zijn om samen te werken en merken we dat het voor de focus beter werkt om niet te lang of in een te grote groep te vergaderen. Er zijn veel aspecten die ook gelden als er offline wordt samen gewerkt maar die worden uitvergroot bij online samenwerken.
Stappen
-
01
Wanneer je een online vergadering leidt zijn er een aantal sociale principes die kunnen helpen bij het faciliteren van een online bijeenkomst. In deze tool delen we die 7 principes.
-
02
Wees volledig aanwezig
Spreek met elkaar af om je camera aan te zetten. Dit maakt non-verbale communicatie ook mogelijk. Dit zorgt er ook voor dat iedereen fysiek moet deelnemen en niet ondertussen ook nog e-mails gaat bekijken. Wat juist meerdere dingen tegelijk doen zorgt ervoor dat online vergaderingen juist zo vermoeiend zijn.
-
03
Behandel het als een fysieke ontmoeting
Zorg voor een agenda, een duidelijk doel en spreek duidelijke rollen af. Als een overleg langer dan 1 / 1,5 uur duurt, hou dan ook een korte pauze. Ga er niet vanuit dat online sneller is dan offline – het kan precies het tegenovergestelde zijn. Streef ernaar om een paar minuten voordat de vergadering begint aanwezig te zijn.
-
04
Check-in en check-out
Begin met een ‘check-in’-ronde zodat iedereen verbinding maakt. Dit kan heel snel zijn door bijvoorbeeld een kort een simpele vraag te laten beantwoorden. Het maakt een enorm verschil voor de sfeer en het bespaart vaak tijd. Omdat mensen zich vanaf het begin verbonden en gehoord voelen hebben ze vaak minder de behoefte om iets te zeggen om maar gehoord te worden. Probeer ook een check-out ronde te houden. Dit kan heel kort zijn met maar één woord.
-
05
Deel verantwoordelijkheden
Zorg ervoor dat de rollen en verantwoordelijkheden voor het voorzitten, presenteren, faciliteren, het maken van aantekeningen en het bijhouden van de tijd zijn verdeeld onder de deelnemers.
-
06
Deel uw scherm / dia’s / notities
Wanneer je naar slides, tabellen of documenten verwijst, zorg er dan voor dat alle deelnemers dit kunnen zien door je scherm te delen. Het is handig om aantekeningen te maken in een gedeeld document zodat iedereen kan zien wat voor soort aantekeningen er worden gemaakt en daar mogelijk ook iets aan toe kan voegen.
-
07
Wees flexibel en heb vertrouwen
Bij online-bijeenkomsten zijn onverwachte storingen, al dan niet ICT-gerelateerd veel voorkomend. Probeer hier zoveel mogelijk in mee te bewegen. Als iemand vastloopt of onverwachts uitvalt, vertrouw erop dat de verbinding weer hersteld wordt. Lukt dit niet tijdens de bijeenkomst dan zijn er altijd nog de aantekeningen of kan je op een later moment nog een keer contact zoeken.
-
08
Ga offline
Kijk kritisch naar welke bijeenkomsten vervangen moeten worden door online-bijeenkomsten. Te veel online bijeenkomsten is uitputten en haalt het plezier uit de dag. Niet alle face to face bijeenkomsten hoeven vervangen te worden door een online bijeenkomst. Sommigen kunnen worden vervangen door een e-mail, een telefoongesprek, een document, of kunnen worden uitgesteld of geannuleerd.
Bron: DRIFT