Kanban is een manier om werkprocessen te visualiseren. Op een bord worden met behulp van kaarten (bijv. post-its) werkzaamheden inzichtelijk gemaakt. In de simpelste vorm van een Kanbanbord zijn er 3 kolommen; To do, Doing, Done. De kaarten geven aan wie op welk moment waar mee bezig is. De tool zorgt voor overzicht en helpt om een realistisch aantal taken per persoon op te pakken.
Stappen
-
01
Kanban kan toegepast worden op verschillende werkprocessen. Oorspronkelijk werd het vooral gebruikt in de autoindustrie en andere sectoren die grote logistieke uitdagingen hebben. Tegenwoordig wordt de methode toegepast door steeds meer service gerichte industrieën, zoals ook de luchtvaart. Bij House of Aviation gebruiken we Kanban om onze eigen werkprocessen inzichtelijk te maken en te organiseren. Daarnaast gebruiken we een variatie van het Kanbanbord om onze overleggen te structureren. Bedenk ten eerste waarvoor jij het Kanbanbord wilt gebruiken. De HUB van HoA kan je hierbij helpen.
-
02
Maak een visueel bord
Als je ervoor kiest om met Kanban te gaan werken, is het belangrijk dat je kiest voor een medium waar iedereen gemakkelijk bij kan. Een fysiek bord in de ruimte werkt vaak het beste. Hang het bord in je projectruimte waar je met het team bijeenkomt. Is dit niet haalbaar? Dan kan je ook een digitale tool gebruiken zoals de functie Planner in Microsoft Teams of de gratis webtool Trello. Zorg dat je bord minstens 4 kolommen heeft: Backlog (alle ideeën die nog omgezet moeten worden naar concrete taken), To Do (alle taken die je de komende tijd oppakt), Doing (de taken die je nu uitvoert), Done (de taken die je hebt afgerond). Je kan er ook voor kiezen om de kolom Doing op te verdelen in verschillende fasen, bijv. onderzoeken, ontwikkelen, testen, opleveren. Zo weet je precies hoe ver de uitvoering van een taak gevorderd is.
-
03
Beperk ‘Werk in uitvoering’
Bepaal met je team hoeveel taken er per persoon maximaal tegelijk in de kolom Doing mogen staan. Dit helpt om te focussen en deze taken ook daadwerkelijk uit te voeren. Zodra een taak is afgerond mag deze naar Done worden verplaatst. Pas dan mag er weer een nieuwe taak naar de kolom Doing verschuiven.
-
04
Start met de flow
Plan een eerste Kanbansessie in met je team. Schrijf samen alle ideeën voor het project en taken die moeten worden uitgevoerd op post-its. Plak deze in de Backlog. Orden ze vervolgens op urgentie. Bespreek dan wie welke taken nu oppakt en plak deze bij Doing. Zorg dat het duidelijk is wie met welke taak aan de slag gaat door middel van verschillende kleuren post-its of het schrijven van initialen in de hoek. Let op dat iedereen zich aan het afgesproken maximaal aantal taken houdt!
Start iedere volgende werksessie bij jullie Kanbanbord. Verschuif alle kaartjes die naar een volgende fasen kunnen en pak nieuwe taken op uit de Backlog. Houdt daarbij de ‘flow’ in de gaten: er is een goede flow zodra de items op het Kanbanbord nauwelijks stil komen te staan.
-
05
Monitoren, wijzigen, verbeteren
Evalueer tijdens het project regelmatig hoe het werken met jullie Kanbanbord gaat. Moet het maximaal aantal taken worden bijgesteld? Is er spraken van een goede flow? Moet er een kolom worden toegevoegd of juist verwijderd? Door regelmatig stil te staan bij het verbeteren van het proces, zal je zien dat ook effectiviteit en de kwaliteit omhoog gaan. De reviewbijeenkomst kan daarbij helpen.